La plupart des bailleurs optent pour les provisions pour charges au moment de la signature du contrat de bail. Cela signifie que le locataire s’engage à verser des mensualités afin de couvrir le montant des charges qui lui incombent. En fin d’année, une régularisation s’impose.
Tout savoir à propos des charges récupérables
La loi fixe de manière précise la liste des charges que vous pouvez récupérer auprès de votre locataire (article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et décret du 26 août 1987). Il s’agit :
- De toutes les sommes liées à l’usage du logement et des parties collectives de l’immeuble.
- Du chauffage et de l’eau lorsque le système est collectif, ainsi que des dépenses qui en découlent.
- De l’entretien courant du logement et des petites réparations qui peuvent intervenir durant la période de location, y compris quand elles concernent les parties communes.
- Des taxes appliquées aux services profitant au locataire. C’est le cas de la taxe des ordures ménagères et de celle liée au balayage.
Toutes ses dépenses sont supportées par le bailleur qui a ensuite la possibilité d’en demander le remboursement auprès de son locataire.
Charges réelles et forfait de charges
Il existe par ailleurs deux types de versements en matière de charges : les provisions pour charges réelles et le forfait.
Les charges réelles
Avec les provisions pour charges, il vous faut estimer le montant de chaque mensualité. Appuyez-vous pour cela sur les dépenses de l’année précédente ainsi que sur le budget prévisionnel fourni par le syndic de copropriété. Une fois la période annuelle terminée, vous devrez vous charger de la régularisation. Si une différence est constatée entre le montant réel de charges et les versements, vous devrez alors procéder à une régularisation :
- Un remboursement de votre locataire en cas de trop perçu,
- Ou une demande de versement du complément au locataire si ses paiements ne couvrent pas la totalité des frais.
Le forfait de charges
Pour les locations meublées uniquement, il vous est possible de choisir les provisions ou d’opter pour le forfait de charges. Dans ce deuxième cas, vous ne pourrez pas, ensuite, faire de régularisation. La loi considère simplement que vous avez le droit de les indexer annuellement, en même temps et selon les mêmes conditions que pour le montant du loyer. Cela signifie que vous ne pourrez pas demander de complément à votre locataire. De la même manière, vous êtes en droit de conserver un trop perçu sans avoir à vous justifier. Sachez par ailleurs que vous devrez impérativement noter dans le contrat de bail la nature de charges que vous choisissez : au réel ou au forfait.
Bon à savoir : le forfait de charge peut s’appliquer à une collocation vide
Si votre logement vide est loué à plusieurs colocataires, la loi vous autorise à appliquer le forfait de charges.
A quel moment devez-vous procéder à la régularisation ?
Rien ne vous contraint à réaliser la régularisation de charges à la date anniversaire de la signature du contrat de bail. Il vous est possible d’attendre la réception du décompte annuel des charges de copropriété pour vous en charger.
Vous devrez ensuite adresser un décompte par nature de charges à votre locataire, un mois avant la date de régularisation. Si le logement est situé dans un immeuble collectif, vous devrez également fournir un document expliquant le mode de répartition entre les locataires ainsi qu’une note reprenant le calcul de charges de l’eau et du chauffage collectif si le bien est concerné.
Si vous n’avez pas régularisé les charges dans l’année et que vous rattrapez votre retard tardivement, votre locataire peut exiger d’étaler la somme due sur 12 mois. Au-delà de trois ans, il ne vous est plus possible de rattraper votre négligence. Les sommes dues par le locataire sont alors annulées.
Bon à savoir : la consultation des pièces est possible pendant 6 mois
Durant les 6 mois qui suivent la demande de régularisation des charges, le locataire peut demander à consulter les pièces justificatives (factures, pièces comptables, etc.). Le propriétaire n’a, pour autant, aucune obligation de lui envoyer. C’est au locataire de venir les consulter.
Régularisation et sortie du logement
Si la régularisation n’a pas encore eu lieu au moment de la sortie du locataire, vous, propriétaire, êtes autorisé à conserver une partie du dépôt de garantie pour couvrir l’éventuelle somme manquante. Cette part ne doit cependant pas dépasser 20% du montant du dépôt de garantie.